前情提要 :
前言:
日本留學，縱使你履歷再漂亮、落點再精準，沒有教授的內諾也是枉然；反之，就算機體再破爛，如果教授發內諾給你的話你成功留日的機會將會大大上升。
因此，在留日這漫漫長路上，內諾不只是重要，更是必要。本篇將介紹筆者認為關於內諾你該知道的一切 : 各種類email來往範例與技巧、面談準備、常見問題等。其中的書信技巧與原則筆者相信適用於大部分與教授、機關、上級等正式場合的聯繫，那麼就看下去吧
【套詞信】
俗話說禮多人不怪，給陌生人尤其是未來指導教授的第一封信越正式越好。因此首先要認識的就是正式電子郵件的結構，再來介紹各部分的構成和重點，最後談到增加可讀性的技巧。作為套瓷的前置準備，務必將研究室或教授近年的paper仔細閱讀並挑出1~2篇感興趣的作為套瓷核心闡述研究興趣。
正式電子郵件的結構依照順序 (包含括號內細部)
標題 → 開頭 (應酬語、自介、要旨) → 本文 → 結尾 (疑問 / 行動、應酬語、署名) → 附件
※ 此結構不管是日文、中文、英文郵件均適用，以下各類郵件非特別提及，均建議以此結構為基礎撰寫
標題 :
標題之於套瓷如同內諾之於留日，另人不想打開的標題，內容多有料都沒用。標題應力求簡略同時對郵件目的一目瞭然。對於院生套瓷而言，標題最好能包含1.目標學位 2. 管道 3.入學時間 4.個人資訊。
糟糕的標題 –「有事想請教」「關於物理成績」「vacancy for graduate student」
優質的標題 – 「某系二年級某班物理成績問題 - 學號」「【広域科學修士入試】出願書類について- 姓名」「Spring 2025 Prospective Graduate Student Inquiry - 姓名」
開頭 :
基本上構成與順序就是應酬語、自介、目的。應酬語作為與第一次和陌生人交流的緩衝，英文郵件如「I hope this mail finds you well」似乎漸漸沒那麼重要，在力求效率的今天常常開門見山地自介、講目的；然而日文郵件個人覺得沒開頭應酬感覺就是很怪，所以建議一律加。初次套瓷基本上「初めてメールを差し上げます」很萬用；多次往來後以及對提供潛在幫助的機關(如詢問校方時)則可用「お世話になっております」打天下。接著是自介與本信目的，有些人順序會相反，但筆者認為想要別人聽你要求前先自我介紹是基本禮儀。自介除了姓名、學校系、國籍，如果有能讓人一眼看出你很屌的優勢(高GPA、語言成績等)務必擺上去 !
本文 :
整封信的精華區，絕對要是份量最多的部分，筆者習慣以開頭:本文:結尾=1:2:1的篇幅比例撰寫。以套瓷而言，筆者習慣分兩段，第一段闡述自己的研究或過往經歷，說明專業知識上的適配性，接著以教授的paper為核心吹捧一下教授同時論述研究興趣的匹配與選擇他的獨特原因，證明自己不是亂槍打鳥。重點為任何陳述都要緊扣實例 – 研究成果、教授paper、專業課成績、課外經歷等，「我對該領域很有興趣」「我很有熱忱」相當空泛，要講誰都會講。
結尾 :
套瓷結尾請如果繼續推銷自己，難免顯得咄咄逼人，因此簡短說明附上哪些檔案供參考，以應酬語陳述自己的謝意做結即可。如果是其他目的的郵件，也可以提出基於本文背景衍生的最終問題/計畫(ex:入學規劃)，抑或行動要求及邀約。署名部分請務必留下全名(中英皆具)、聯絡方式至少要有電郵與電話(國際碼形式)。
附件 :
建議至少附上履歷、成績單、過往研究成果(如果有)、研究成果摘要。檔名為檔案類型+名字，如 resume - 姓名，讓教授下載後不用開啟檔案就能知道是什麼、來自誰。至於很多人關注的研究計畫，筆者有準備但再三考慮並諮詢大學指導教授後決定不放(原因有人有興趣再談)，最終也沒被要求RP就拿到內諾。
可讀性 :
一封賞心悅目的郵件自然而然地透露出你對收件者的重視。只要掌握核心概念 — 簡潔，介面簡單的電子郵件依然可以透過簡單的技巧能創造出差異，營造舒適的視覺效果 :
(1) 字數不超過200~300字 : 沒人喜歡作文式電郵，用有限的字表達必要資訊也是一項重點能力
(2) 段落簡短清晰 : 保持段落在3-5行之間且一段只專注於一個核心內容(自介、志望動機、研究經歷等)
(3) 適度換行 : 句子差不多到畫面中間時考慮換行避免長字串的視覺疲勞；避免過度換行造成無意義空白與訊息碎片化，同時考慮到語意流暢
(4) 平舖直述 : 保持句構簡單直觀不要堆砌詞藻與複雜文法(尤其對日本人)，這是套瓷不是托福writing
(5) 避免過多行動語句 : 看過一些套瓷也許想展現熱忱與推銷自己，語氣強烈諸如「我一定能為研究室帶來貢獻」「我有全力投入此領域的決心」頻發，但這種敘述一不客觀、二不誠懇、三令讀者疲勞。請找到含蓄與積極的平衡，並以實例為根基做論述。
※ (6) 適當應酬語 : 應酬語發展至今已經相當制式與模板化，各種場合該用什麼都有豐富的選擇可自行google。雖然應酬語對於現代電郵往往食之無味棄之可惜，但就算性質相同其帶給讀者的感受還是有差。筆者挑選應酬語的原則是「感謝但不道歉」「求己而不求人」。教授與學生本該互相需要，學生致信請求教授指導沒有什麼好「抱歉打擾您寶貴的時間」的，自信的同時表現熱忱、感謝即可。此外自己展現主動，「如需任何資料，我很樂意提供」而非「如需任何資料請不吝聯繫」。當然對於大部分收件者而言應該根本沒差，應酬語也通常是一眼晃過，然而認真琢磨每一字句給讀者的感受、打造專屬自己的信就是我的套瓷道。
【follow-up email】
所謂跟進郵件就是在對方沒回覆下保持交流與追蹤的手段。某種程度上，在撰寫跟進時要更加謹慎，因為其說穿了就是「禮貌的催促」，除了語氣和用詞需更柔和、有禮外，目的性不會如套瓷般強烈，內容焦點也會有所不同，整體長度更精煉。以下就信件的各段作說明與舉例:
◆ 標題
跟進有兩種方式 : 寄新的一封或與使用被跟進信件的thread。筆者傾向後者，這樣收件人就不用再回頭找被跟進的是哪封郵件，因此沒有新標題怎麼打的問題。
◆ 開頭
首先一樣自我介紹(這次名字就好)，闡明目的(跟進上封郵件)，接著表達禮貌的提醒。之前提過筆者原則是抬高對方但不壓低自身姿態，但跟進則時否，語氣務必表達耐心和尊重而非強迫。
『My name is .... I am just writing to follow up on my previous e-mail regarding...I recognize the demands on your time and attention, I would be grateful for any updates regarding my inquiry or any guidance on how to proceed.』
◆ 正文
切忌將上一封複製貼上，因為重點已在之前的信中涵蓋。跟進應關注對方的回應和行動、從新的角度簡要重申志望動機並提供新的價值與資訊給教授、詢問進度或主動探求進一步行動(如面談)的可能，而不是重複推銷自己。跟進很精簡，所以正文有時可以與開頭合併。
◆ 結尾
一樣如果有附新的資料就提一下，此外這裡應該是唯一適合婉轉中蘊含強烈地展現禮貌的催促的時機，表達你對回覆的熱切期盼。
『Thank you again for your time and consideration. Please let me know if you have any questions or need additional information. (稍微強烈地要求別人主動做些什麼) I fondly anticipate your reply.
Best regards』
↓ 總結一下follow-up的重點 ↓
對上封郵件的提示、重申原本目的、新價值與資訊、精簡、謹慎地催促與推進交流
【中間往來】
俗話說萬事起頭難，教授有進一步指示就是對你有興趣。之後的中間往來在保有上述的架構的同時盡量精簡，言簡意賅又不失禮節的快速推進往來過程 : 質疑應答、研究計畫修改或約面談等。對於教授的回信應盡量在24小時內回覆。
同時觀察教授回信來調整往來策略。日文可以由用詞來推估對方的態度、將你擺在哪種位置，如果教授用語輕鬆簡略，後續往來就該避免正式冗長的制式應酬敬語等不必要元素，正文-簡單結語即可(仍要使用敬語)。日文有個說法叫「慇懃無禮」，筆者認為配合對方想營造的溝通環境才是懂讀空氣、上道的人；如果教授期望的是效率、近距離的往來，回信卻繁文縟節充滿距離感，反而是一種失禮。
要把握中間往來的機會詢問教授一些重要資訊或建議 : 不知道該先當研究生還是直考? 問教授；備考有沒有建議書單? (有技巧地)問教授；研究室HP沒記載的細節(進路、作息等)? 問教授。要記住日本留學上走任何一步第一個要考慮的就是教授。
【感謝信】
作為要求指導的學生，你會遇到無數次需要專門寄送感謝信的時機，以下是幾個一定要獨立發感謝信的情況 : 敲定面談後、面談後、發內諾後、往來告一段落要終止一段時間 (如:想問教授的問題問完、開始準備院試)、甚至被拒絕後，感謝信不會有進一步的資訊傳遞，簡短表達感謝、決意、約定後的再確認等即可。以下幾個實際參考例 :
【被拒感謝信】
即使教授暫時無法收你或提供具體幫助，通過表達感謝和禮貌，也能保持良好的關係，學術圈很小，這可能為未來合作或其他機會打下基礎。通常被拒感謝信能模組化，複製貼上更改一下對象就好。不需要太多內容，表達些許遺憾及感激即可。以下分享我的模板供參 ↓
【常見問題QA】
1. 我該套瓷嗎 ?
少數系所會明確禁止教授與學生的任何聯繫，上述情況以外，必要 / 允許 / 沒提及要拿內諾的一律建議套瓷拿內諾。內諾相關規定通常會記載在募集要項或入試案內中。
2. 何時開始聯繫教授?
建議至少在入學的一年前就開始聯絡教授。例如目標2025年4月入學，就應該在2024年4月前開始聯絡。
3. 被拒絕時怎麼辦?
套瓷的第一堂課就是學習被拒絕，因為套磁被拒絕 / 無聲卡可以說是家常便飯。拒絕的理由很多，有時候不是不夠好，只是你們沒有緣分。感謝信寄一寄，檢視套瓷信哪裡可以改進，盡速開始下一個套瓷。
4. 教授沒回，要等多久再follow up?
看到有些請益文教授一兩天沒回就很慌張，要知道教授日理萬機，讓你心急如焚地等待如同套瓷被拒一樣是家常便飯。建議至少等待一周再寄信跟進。
5. 我該寄follow-up email嗎 ?
教授有時候真的是看了信但忘了回或是你的信被忽略了，但筆者經驗上大多是三天以上沒回高機率無聲卡，不過follow-up後就算是拒絕他們也會明確告知。這樣至少學生能有個答案不會懸著一顆心，所以筆者認為寄follow-up email沒有損失只有好處。
6. 我該裝追蹤器 (如MailTrack)嗎 ?
筆者曾經裝過，然而心得是不需要這種東西。一來是知道教授有開信那又怎樣呢?若有興趣就會很快回覆，開或沒開後續沒動靜如上一點所述一律建議再寄follow-up看看，有沒有追蹤要做的事都一樣；二來是如果對方發現信件被監視(MailTrack有浮水印要手動關)挺失禮的。就算要裝，請聰明點確保已消除一切痕跡。
7. 什麼時候該放棄?
筆者覺得至多follow-up兩次仍沒回音就放棄吧。
8. 可以同時和多位教授套瓷 / 拿多個內諾嗎?
極度不建議。推薦一次和一位教授談內諾。日本非常重視師徒關係和誠信，同時套多位教授傳達的印象無異是水性楊花地找備胎，對哪邊都很失禮。而數量上建議最大限度就是同院系至多拿一~兩位教授的內諾，最好一位，而被問及是否有出願其他學校/系所/研究室請據實以告。
9.教授像謎語人一樣?
不知道是不是日式風格使然，教授時常表達的不清不楚，讓人難以摸透。要如何掌握教授的意向與真意，應該也只能多套瓷就能漸漸「讀」到email的空氣了。
「你很出色，應該可以在其他地方找到更好的機會」「可以再等一段時間看看，先參加幾次meeting或說明會如何」「研究計畫很有趣，讓我考慮一下 / 不過我可能無法給你適合的指導 / 要不要參考其他研究室?」缺乏具體建議或下一步行動、推遲、推薦其他地方基本上就是拒絕的徵兆。反之，批評再強烈，有給具體的修改建議那就是還有轉圜空間，針對教授的要求做修正應該都有機會。
「通過院試的話會好好考慮收你的可能性」「將來如果你加入研究室...」「希望你喜歡我們研究室」「請好好努力」不只拒絕，內諾有時也不會明講。通常教授表達諸如上面正面態度、具體的未來安排或建議、對你加入的期待，如果教授沒進一步表示，基本上可以視為內諾，別不識相的硬要追問出明確的答覆 !
【面談】
面談往往是內諾的最後一關，內容上分為專業問題和一般質疑應答，前者的形式和範圍太個人化不討論，不過可以在往來時勇敢問教授需要準備什麼；後者的話可以就筆者自身經驗做分享。
事前先擬好一些常見問題的稿並背熟，專業問題就只有把過往研究仔細回顧一次並預想些過去研究與未來目標領域的一些學理知識、原理和實驗方法等。當天就全套正裝、環境整理好、房間鎖上確保不會有噪音、開始前30分鐘開始待命確認郵箱、沒有收到提前開始的通知便提前5分鐘進入ZOOM會議室等待。
以下為與實際私人面談時的問題 :
此外還有主動聊到目標領域目現況，為什麼選日本，以及主動表示除了領域匹配，教授管理實驗室的風格與核心價值也是吸引我的地方；教授也有跟我聊未來研究室的理想像以及發展規劃 (他剛從東工轉到東大)。最後表明想走院試直考，他說書審上看起來沒問題，院試過了就能收；也婉轉地問了備考上有沒有建議的書單，他說他也不知道QQ
總之全程大概3~40分鐘 (大致上以日文交談)，最後算是拿到了內諾。
以上就是第三篇的內容，每次打著打著就這麼長實在很苦惱...想必也影響了觀看意願吧，不過我希望呈現的是最詳盡的經驗分享。本篇的內容絕對能適用於許多email場合，希望能給大家做參考。下一篇預計進入院試備考，主要介紹生物醫藥類科系院試的備考經驗，敬請期待~
