達人專欄續前文 : 淺談系學會(4) — 【活動檔本製作 - 企劃書】
礙於篇幅問題，所以我把檔本製作分成企劃書與成果報告書兩部分來講解。
相較於企劃書，成果報告書給我們的資訊主要是集中在活動當下與結算後的反思。
內容包含活動當下的場景照片、財務的實際支出、檢討會議與參加者的回饋意見與量表。
撰寫成果報告書的難點在於，通常整理這些資料的時候都已經是活動結束後，
大部分的人在活動結束後就會怠惰起來，所以要整理資料就相對麻煩。
比方說最重要的收據發票，最好是在活動前能整理的就先整理，
真的要等活動結束後才能結算的，再訂一個統一的時間點，逾期不受理。
下面會比較企劃書介紹的形式，分成幾個大項跟大家作介紹。
碎碎念結束，以下正文。
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一、活動剪影
活動當天的劇照。
應包含現場全景照、參加人員劇照、大合照......等。
從活動劇照可以看出許多文字無法呈現的細節，
比如說硬體設備的相對位置、桌椅的排列、工作人員待命區、餐食區、人員動線等等資訊。
活動在舉辦的當下，多少都會有一些小插曲，讓實際活動內容跟企劃書描述得有些許的不同。
而為了因應這些問題，都會做臨時的更動。
但是又因為是臨時性的，事後很容易忘記紀錄下來，這部分就能靠照片來找出一些端倪。
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二、財務支出報表
活動結算後的實際收支出。
相較於企劃書的預算表，成果報告書中的財務報表更能精確得計算隔年該活動的預算分配。
我們可以從各項的實際支出觀察，該項預算是否有編列過多的問題，又或是有不夠的情形。
再講究一點可以做一個預算使用率的統計表，如果該項預算使用度不高，隔年就可以做刪減。
反之，如果該項預算有超額的情況，那就要看是不是要多編排預算，還是要縮小活動規模。
(P.S. 現今相關機構為什麼每年接近年底，都會有很多覺得多餘的措施，就是因為這個原因)
要特別注意的是，每樣支出都需要標有收據的流水號。
並在附錄處貼上該項支出的發票收據，且標上相對應的流水號。
各項支出需要分門別類，讓學弟妹們可以更精確的拿捏活動需要準備的規模
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三、活動檢討會議紀錄
活動結束後的檢討會議之紀錄。
我覺得這裡是成果報告書的精華所在，從這裡可以得到非常多的資訊。
我個人紀錄的形式習慣以問答的方式呈現，
如果只記錄到檢討的內容，那麼學弟妹們也不會曉得我們是碰到怎樣的問題才做這樣的應對。
紀錄時注意用中立的第三人稱敘述法，讓討論的焦點集中在問題本身上。
問答的紀錄形式有助於理解問題，進而避免或解決問題
而除了幹部間的檢討會議，也要將活動後收齊的回饋量表中所提出的問題做分析。
以參加者的角度來了解，活動中的參加者是否有感受到什麼問題，又或是有什麼建議。
而這些意見也最為重要，畢竟我們舉辦活動，最重要的就是系上的同學們。
如果只靠籌備方的角度看待、並舉辦活動的話，系學會就很容易被當成是小團體。
回饋量表上的建議，都可能是以不同角度看活動而發現的問題，也算是籌備者的盲點。
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四、回饋量表
將表格式的回饋量表，轉換成圖表形式。
除上述提到的回饋量表的意見外，量表上圈選的各項滿意度也是非常重要的資訊。
像是活動的日期、地點、時間、進行狀況、氣氛......等，
雖然籠統，但是還是非常有參考價值。
畢竟舉辦活動一定沒辦法完全盡人意，但是我們還是得要以這些資料來當做改進的依據。
用圖表的形式呈現數據化的資料，能結果一目了然
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五、心得分享
活動結束後，負責人給下一任的心得感想。
與其說是心得感想，不如說是心理建設吧。
因為接活動的負責人後，壓力勢必會水漲船高，總會有碰到負能量快爆表的時候。
所以在承接活動之前，先對應的心理建設是必要的。
雖然以活動籌備的角度來說，這類的資訊相對是沒有非常直接的幫助，
不過人也不是做事情的機器，也是需要適時的心靈雞湯，才能走下去。
留下幾句給學弟妹們的話吧，這將成為他們的動力來源
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六、附件
活動簽到表、回饋量表、收據發票......等。
附件是留一些實體文件的地方，社評的老師也會滿注重這一個區塊的。
畢竟活動辦了，總是需要有憑有據的東西才佐證。 資料可以捏造，但是實體文件很難。
比方說活動當天的簽到表，當天活動結束後請收好不要丟掉。
回饋量表的部分，
我們是將留有"文字建議"的量表黏貼成冊，剩下的就堆一疊純保留。
收據發票的部分如前述，
是將各項支出的發票分門別類的黏貼在A4紙上，並且給予其相對應的流水號。
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系學會的檔本製作，文章就撰寫到此，感謝大家的收看QQ
基本上各系應該都會有可沿用的架構，每年只要做填空題就差不多了。
不過如果自己系上並沒有既有的格式可以沿用的話，那真的建議花一年的時間把它做起來。
不然每年格式都沒有統一的話，對後續接任的學弟妹們來說真的是一場浩劫。
最後再碎碎念一下，
企劃書撰完的時候，其實我有想過一點小問題。
雖然我們系學會記錄的形式是將企劃書定位為"紀錄籌備"，而成果報告是"結算報告"。
但是企劃書正確來說，應該是要在活動決定舉辦前就先準備好，再讓大家審核這份企劃是否有其舉辦的必要性，內容值不值得投資才是。
不曉得大家怎麼想?
